PRIVACIDAD Y SEGURIDAD
La información jurídica de tu despacho merece un entorno privado, organizado y bajo control
Tu despacho administra expedientes, documentos, datos personales, estrategias jurídicas, fechas procesales, honorarios y comunicaciones confidenciales.
NKRIPTO permite centralizar esa información dentro de un sistema de acceso restringido, diseñado para que únicamente las personas autorizadas por el despacho puedan consultar y administrar sus asuntos.
La solución se implementa sobre infraestructura tecnológica reconocida, mientras que NKRIPTO se encarga de configurar, organizar y adaptar el sistema a la operación real de tu despacho.
ACCESO PRIVADO
El sistema de tu despacho no forma parte del contenido público de la página de NKRIPTO.
Los expedientes, documentos, clientes, audiencias, términos, honorarios y notas internas permanecen dentro de un espacio privado.
El acceso se concede exclusivamente a las cuentas autorizadas por el despacho.
Conocer la dirección de la página de NKRIPTO no permite ingresar al sistema ni consultar la información registrada.
CONTROL DE USUARIOS
Tu despacho decide quién puede ingresar.
Pueden autorizarse accesos para:
Socios.
Abogados.
Pasantes.
Personal administrativo.
Coordinadores jurídicos.
Responsables de cobranza.
Colaboradores externos.
Clientes autorizados.
Cada integrante puede ingresar mediante su propia cuenta, evitando que todo el equipo dependa de una sola contraseña compartida.
Cuando una persona deja de colaborar con el despacho, su acceso puede ser retirado.
PERMISOS SEGÚN LAS RESPONSABILIDADES DE CADA PERSONA
No todos los integrantes del despacho necesitan acceder a la misma información. El sistema puede organizarse para que cada usuario consulte únicamente las áreas necesarias para realizar su trabajo.
Dependiendo de la configuración contratada, los integrantes pueden tener acceso para:
Consultar información.
Capturar nuevos asuntos.
Actualizar expedientes.
Registrar actuaciones.
Revisar audiencias.
Administrar documentos.
Consultar pagos y honorarios.
Gestionar módulos específicos.
Esto permite mantener un mayor control sobre la información interna del despacho.
TU INFORMACIÓN NO ES PÚBLICA
La información registrada dentro del sistema no se publica automáticamente en internet ni se muestra en la página comercial de NKRIPTO.
Los visitantes del sitio no pueden consultar:
Nombres de clientes.
Números de expediente.
Documentos.
Estrategias jurídicas.
Audiencias.
Términos.
Honorarios.
Observaciones internas.
Información financiera.
Datos de contacto.
El sistema debe conservarse con acceso restringido y sin enlaces públicos cuando contenga información confidencial.
TU DESPACHO CONSERVA EL CONTROL
La información incorporada al sistema pertenece al despacho o a quien legalmente corresponda.
NKRIPTO no adquiere la propiedad de:
Expedientes.
Bases de clientes.
Documentos.
Estrategias procesales.
Contratos.
Honorarios.
Registros internos.
Información financiera.
Datos personales.
El despacho conserva el control sobre la información que registra, los usuarios que autoriza y la forma en que utiliza el sistema.
INFORMACIÓN ORGANIZADA EN UN SOLO LUGAR
La dispersión de información también representa un riesgo.
Cuando los datos están distribuidos entre computadoras, teléfonos, mensajes, hojas de cálculo, agendas físicas y carpetas independientes, resulta más difícil controlar quién tiene acceso y cuál es la versión actualizada.
NKRIPTO permite centralizar:
Expedientes.
Clientes.
Audiencias.
Términos.
Documentos.
Actuaciones.
Honorarios.
Pagos.
Responsables.
Seguimiento procesal.
Esto facilita el control interno y reduce la dependencia de archivos aislados o dispositivos personales.
SEPARACIÓN ENTRE DESPACHOS
Cada cliente recibe una estructura destinada a su propia operación.
La información de un despacho no se muestra públicamente ni se integra dentro de una base visible para otros clientes.
Cada sistema se configura conforme a las necesidades, usuarios y procesos del despacho que lo contrata.
CONFIDENCIALIDAD DURANTE LA IMPLEMENTACIÓN
La configuración inicial puede realizarse utilizando información de ejemplo.
No es necesario proporcionar desde el primer momento expedientes reales, contraseñas judiciales o documentos sensibles.
Cuando el despacho solicite apoyo para cargar, organizar o revisar información real, el acceso deberá limitarse a lo estrictamente necesario para prestar el servicio solicitado.
NKRIPTO no utiliza la información proporcionada para fines distintos de la implementación, capacitación o soporte autorizado.
SOPORTE CONTROLADO
El soporte de NKRIPTO se enfoca en:
Configuración de módulos.
Organización de bases de datos.
Creación de vistas.
Ajuste de filtros.
Incorporación de usuarios.
Capacitación.
Solución de dudas operativas.
Mejoras en la estructura del sistema.
NKRIPTO no necesita revisar permanentemente el contenido de los expedientes.
Cuando sea necesario ingresar para resolver una solicitud, el acceso puede limitarse a la sección relacionada con el problema y retirarse posteriormente.
PROTECCIÓN DE CUENTAS
Cada usuario es responsable de proteger sus credenciales.
Para reducir riesgos, recomendamos:
Utilizar una cuenta individual por integrante.
Crear contraseñas seguras.
No compartir contraseñas por mensajes.
Activar mecanismos adicionales de autenticación cuando estén disponibles.
Cerrar sesión en equipos compartidos.
Evitar el acceso desde dispositivos desconocidos.
Retirar oportunamente los accesos de antiguos colaboradores.
Revisar periódicamente la lista de usuarios autorizados.
La seguridad del sistema también depende del uso responsable que haga cada integrante del despacho.
PROTECCIÓN DE DOCUMENTOS Y DATOS SENSIBLES
El sistema está diseñado para organizar la operación jurídica, pero no toda la información debe estar disponible para todos los usuarios.
Se recomienda restringir especialmente:
Datos bancarios.
Documentos de identidad.
Estrategias procesales.
Información financiera.
Contratos confidenciales.
Datos sensibles de clientes.
Archivos de firma electrónica.
Información de autenticación.
Claves de acceso a portales judiciales.
La información especialmente delicada debe compartirse únicamente con quienes realmente necesiten consultarla.
CONTRASEÑAS Y FIRMAS ELECTRÓNICAS
NKRIPTO puede incorporar campos para identificar qué usuarios, cuentas o firmas se relacionan con cada asunto.
Sin embargo, no recomendamos almacenar directamente:
Contraseñas de correo electrónico.
Contraseñas de portales judiciales.
Claves privadas.
Contraseñas de certificados.
Códigos de verificación.
Archivos sensibles sin protección.
Registrar que un expediente utiliza determinada firma o cuenta no significa que deban almacenarse las credenciales completas dentro del sistema.
RESPALDO Y CONTINUIDAD
Al centralizar la información en un entorno en línea, el despacho reduce su dependencia de una sola computadora, memoria USB, teléfono o archivo local.
No obstante, recomendamos conservar copias adicionales de los documentos especialmente importantes, conforme a las políticas internas del despacho.
La organización digital debe complementarse con medidas de conservación y respaldo adecuadas para cada tipo de información.
RESPONSABILIDAD COMPARTIDA
La seguridad depende de tres elementos:
NKRIPTO: Configura la estructura, organiza los módulos, establece los accesos iniciales y capacita al despacho para utilizar correctamente el sistema.
La infraestructura tecnológica: Proporciona el entorno digital sobre el cual funciona la solución, junto con sus mecanismos técnicos de almacenamiento, acceso y disponibilidad.
El despacho: Decide qué información registra, quién puede consultarla y qué medidas internas adopta para proteger sus cuentas y documentos.
La tecnología facilita el control, pero no sustituye las buenas prácticas del equipo.
DATOS PERSONALES
NKRIPTO funciona como una herramienta de organización y gestión.
El despacho continúa siendo responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, empleados, colaboradores, contrapartes y terceros.
El uso del sistema no sustituye:
El aviso de privacidad.
Los convenios de confidencialidad.
Las políticas internas.
El secreto profesional.
Las obligaciones de protección de datos.
Las medidas de seguridad que correspondan al despacho.
Cada cliente debe determinar qué información registra y durante cuánto tiempo la conserva.
BAJA DE COLABORADORES
Cuando un integrante deja de trabajar con el despacho, su acceso debe retirarse de manera inmediata.
Esta medida es especialmente importante cuando la persona podía consultar:
Expedientes activos.
Bases de clientes.
Estrategias jurídicas.
Documentos.
Audiencias.
Términos.
Honorarios.
Información financiera.
La revisión periódica de usuarios ayuda a evitar accesos innecesarios o desactualizados.
CANCELACIÓN O TERMINACIÓN DEL SERVICIO
Cuando el despacho decida dejar de utilizar el sistema, deberá revisar previamente la información y documentos que necesite conservar.
NKRIPTO podrá orientar al cliente sobre las opciones disponibles para organizar, respaldar o exportar su información, de acuerdo con las funciones de la plataforma utilizada.
La solicitud deberá provenir del titular del sistema o de una persona autorizada.
TRANSPARENCIA SIN PROMESAS ENGAÑOSAS
Ningún sistema tecnológico responsable puede garantizar un riesgo absolutamente inexistente.
Por esa razón, NKRIPTO no utiliza expresiones como:
“Imposible de vulnerar”.
“Seguridad garantizada al cien por ciento”.
“Riesgo cero”.
“Protección absoluta”.
Nuestro compromiso consiste en proporcionar una solución privada, organizada y configurable, acompañada de controles de acceso y buenas prácticas para el manejo responsable de la información.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cualquier persona puede ingresar al sistema?
No. El acceso se limita a las cuentas autorizadas por el despacho.
¿Mis expedientes aparecen en Google?
No por el simple hecho de utilizar NKRIPTO. El sistema debe mantenerse como un espacio privado y sin enlaces públicos.
¿Puedo decidir quién consulta la información?
Sí. El despacho determina qué integrantes pueden ingresar y qué permisos requiere cada uno.
¿Puedo retirar el acceso de un antiguo empleado?
Sí. Los accesos pueden eliminarse cuando una persona deja de colaborar con el despacho.
¿NKRIPTO es propietario de mis expedientes?
No. La información pertenece al despacho o a quien legalmente corresponda.
¿NKRIPTO puede consultar toda mi información?
El acceso de soporte debe limitarse a lo necesario para atender una solicitud autorizada por el cliente.
¿El sistema funciona sobre una plataforma externa?
Sí. NKRIPTO configura y personaliza la solución utilizando Notion como infraestructura tecnológica, pero el diseño jurídico, los módulos, las relaciones y la implementación son proporcionados por NKRIPTO.
¿Debo guardar mis contraseñas judiciales dentro del sistema?
No es recomendable. Las contraseñas, claves privadas y códigos de autenticación requieren medidas especiales de protección.
¿El sistema sustituye el aviso de privacidad de mi despacho?
No. El despacho continúa siendo responsable de cumplir sus obligaciones legales en materia de datos personales.
¿Puedo conservar respaldos adicionales?
Sí. Es recomendable mantener copias adicionales de los documentos especialmente relevantes.
TU DESPACHO MANTIENE EL CONTROL
NKRIPTO permite administrar expedientes, clientes, audiencias, términos, documentos y honorarios dentro de un entorno privado para tu equipo.
Tú decides quién ingresa.
Tú decides qué información registrar.
Tú conservas el control de tus asuntos.
La tecnología organiza tu despacho sin convertir su información en contenido público.